PMS คืออะไร ระบบที่หน้า front ใช้ทุกวัน
PMS ย่อมาจาก Property Management System คือโปรแกรมหลักที่โรงแรมใช้บริหารงานประจำวัน — การจอง ห้องพัก เช็คอิน เช็คเอาท์ บิลของแขก สถานะห้องที่แม่บ้านอัปเดต ไปจนถึงรายงานของผู้บริหาร ทุกอย่างอยู่ในระบบเดียว พนักงานหน้า front เปิดหน้าจอนี้ตั้งแต่เริ่มกะจนเลิกกะ
แต่ละโรงแรมใช้ระบบต่างยี่ห้อ หน้าตาและชื่อเมนูไม่เหมือนกัน แต่หลักการเหมือนกันเกือบทั้งหมด เข้าใจหลักแล้ว ย้ายโรงแรมก็เรียนระบบใหม่ได้เร็ว
ทำไมต้องมีระบบเดียว
ลองนึกภาพโรงแรมที่ไม่มี PMS — การจองอยู่ในสมุด สถานะห้องอยู่บนกระดาน บิลอยู่ในแฟ้ม แม่บ้านทำห้องเสร็จต้องเดินมาบอก ข้อมูลอยู่คนละที่ ผิดพลาดง่าย และช้า
PMS เก็บข้อมูลไว้ที่เดียว ทุกแผนกเห็นข้อมูลชุดเดียวกัน — แม่บ้านปรับห้องเป็นสะอาดแล้ว หน้า front เห็นทันทีว่าขายได้
ส่วนที่พนักงานหน้า front ใช้ทุกวัน
การจอง (Reservation)
ดูว่าคืนนี้ใครจะมา ค้นการจองด้วยชื่อหรือเลขยืนยัน แก้ไขวันที่ เพิ่มคำขอพิเศษ หลายระบบเชื่อมกับช่องทางจองออนไลน์ การจองไหลเข้ามาเอง ห้องว่างอัปเดตอัตโนมัติ
เช็คอิน เช็คเอาท์
จัดห้อง บันทึกข้อมูลและเอกสารของแขก รับเงินมัดจำ ทำคีย์การ์ด (หลายระบบเชื่อมกับเครื่องทำคีย์) และปิดบิลตอนแขกออก
ผังห้อง (Room Rack)
หน้าจอที่โชว์ทุกห้องพร้อมสถานะ — ห้องไหนว่าง มีแขก รอทำ หรือปิดซ่อม (ความหมายของรหัสสถานะห้องอยู่ในบทความถอดรหัสสถานะห้องแยกไว้แล้ว)
บิลของแขก (Folio)
ค่าห้องลงเองทุกคืน ค่าอาหารลงเมื่อห้องอาหารส่งเข้าระบบ พนักงานลงรายการเพิ่ม ปรับยอด และพิมพ์บิลให้แขกตรวจ (ศัพท์เรื่องเงินและบิลอยู่ในบทความศัพท์เงินในโรงแรม)
ประวัติแขก (Guest Profile)
ข้อมูลแขกที่เคยมาพัก ชอบห้องแบบไหน แพ้อะไร เคยร้องเรียนเรื่องอะไร ช่วยให้ดูแลแขกประจำได้ดีขึ้น
รายงาน (Reports)
รายชื่อแขกมาวันนี้ (Arrival List) แขกออกวันนี้ (Departure List) แขกที่พักอยู่ (In-house List) ห้องว่าง และตัวเลขที่ผู้บริหารดูอย่างอัตราการเข้าพัก
ระบบที่ PMS มักเชื่อมด้วย
- ช่องทางจองออนไลน์ — ส่งห้องว่างและราคาออกไป รับการจองกลับเข้ามา
- ระบบขายหน้าร้าน (POS) ของห้องอาหารและบาร์ — แขกเซ็นบิลเข้าห้อง ยอดเข้า Folio
- เครื่องทำคีย์การ์ด และ ระบบโทรศัพท์
- ระบบบัญชี
เชื่อมอะไรบ้าง แล้วแต่โรงแรม
หนึ่งกะกับ PMS
ตัวอย่างลำดับงานของพนักงานกะเช้า เพื่อให้เห็นว่าใช้ระบบตอนไหนบ้าง
- เปิดรายงานแขกออกวันนี้ และแขกมาวันนี้ ดูว่ามี VIP หรือคำขอพิเศษไหม
- เช็คผังห้อง ดูว่าห้องไหนพร้อม ห้องไหนรอแม่บ้าน
- เช็คเอาท์แขก ตรวจบิล รับเงิน
- จัดห้องล่วงหน้าให้แขกที่จะมาถึง
- เช็คอินแขก ทำคีย์การ์ด
- ก่อนเลิกกะ ปิดยอดเงินของตัวเองในระบบ แล้วส่งเวร
มือใหม่ควรระวัง
- ไม่ใช้รหัสผ่านของคนอื่น — ทุกการกระทำในระบบบันทึกชื่อคนทำไว้ ถ้ามีปัญหาย้อนดูได้
- ไม่ปล่อยหน้าจอเปิดทิ้งไว้ — ข้อมูลแขกเป็นข้อมูลส่วนตัว ออกจากระบบหรือล็อกจอทุกครั้งที่ลุก
- ไม่ลงรายการแบบเดา — ไม่แน่ใจ ถามก่อน ลงผิดแล้วต้องปรับยอด และต้องมีคนอนุมัติ
- ไม่ลืมอัปเดตระบบหลังทำงานจริง — ย้ายห้องแขกแล้วต้องย้ายในระบบด้วย ไม่งั้นบิลกับคีย์การ์ดผิดห้อง
เรียนระบบใหม่ยังไงให้เร็ว
- ขอคู่มือหรือขั้นตอนของโรงแรม — หลายโรงแรมมีขั้นตอนเขียนไว้ หรือมีระบบฝึก (Training Mode)
- เริ่มจากงานที่ทำบ่อยที่สุด — ค้นการจอง เช็คอิน เช็คเอาท์ ก่อนเรียนเมนูอื่น
- จดทางลัดของตัวเอง — เมนูไหนอยู่ตรงไหน ทำอะไรได้
- ถามพี่ในกะ — คนที่ใช้ทุกวันรู้ทางลัดที่คู่มือไม่ได้เขียน
คำถามที่พบบ่อย
ต้องเคยใช้ PMS มาก่อนไหมถึงจะสมัครงานได้
สำหรับตำแหน่งเริ่มต้น หลายโรงแรมสอนให้ แต่ถ้าเคยใช้มาก่อนจะได้เปรียบ เพราะหลักการคล้ายกัน ใส่ในเรซูเม่ได้ว่าเคยใช้ระบบอะไร
ทุกโรงแรมใช้ PMS ไหม
โรงแรมส่วนใหญ่ใช้ ขนาดและความซับซ้อนของระบบต่างกันตามขนาดโรงแรม
ระบบล่มทำยังไง
หลายโรงแรมมีขั้นตอนสำรอง เช่น พิมพ์รายชื่อแขกและผังห้องเก็บไว้ทุกวัน แล้วทำงานด้วยกระดาษจนกว่าระบบกลับมา ถามหัวหน้าว่าโรงแรมเรามีขั้นตอนอะไร
