ศัพท์เงินในโรงแรม Folio, Rack Rate, Deposit

ศัพท์เงินและบิลคือคำที่หน้า front ใช้ทุกครั้งที่มีเงินเข้าหรือออก — ตั้งแต่ราคาห้อง เงินมัดจำ ค่ามินิบาร์ จนถึงบิลที่แขกเซ็นตอนเช็คเอาท์ เรื่องเงินพลาดนิดเดียวก็กลายเป็นเรื่องร้องเรียน และเงินในลิ้นชักไม่ตรงตอนปิดกะ

บทความนี้เก็บเฉพาะคำเรื่องเงินและบิล ส่วนงานปิดยอดกะดึกอยู่ในบทความ Night Auditor

ราคาห้อง

Rack Rate

ราคาเต็มของห้อง ก่อนหักส่วนลดใด ๆ — เป็นราคาตั้งต้นที่ราคาอื่น ๆ ลดลงมา แขกส่วนใหญ่ไม่ได้จ่ายราคานี้ เพราะได้ราคาโปรโมชัน ราคาบริษัท หรือราคาจากช่องทางจอง

ชื่อนี้มาจากสมัยก่อน ที่โรงแรมติดราคาห้องไว้บนชั้นแขวนกุญแจ (Rack) หลังพนักงานต้อนรับ

Room Rate

ราคาที่แขกคนนั้นจ่ายจริง ต่อคืน — แขกสองคนพักห้องประเภทเดียวกัน อาจจ่ายไม่เท่ากัน เพราะจองคนละช่องทาง คนละเวลา

ห้ามบอกราคาของแขกคนอื่น — แขกถามว่า “ห้องข้าง ๆ จ่ายเท่าไหร่” ตอบว่าราคาขึ้นกับช่องทางและเวลาที่จอง ไม่บอกตัวเลขของคนอื่น

บิลของแขก

Folio

บัญชีค่าใช้จ่ายของแขก ตลอดการพัก — ค่าห้อง ภาษี ค่าอาหาร มินิบาร์ ซักรีด รวมถึงเงินที่แขกจ่ายแล้ว ทุกอย่างอยู่ในบัญชีเดียว ตอนเช็คเอาท์ Folio คือบิลที่พิมพ์ให้แขกตรวจ

ตัวอย่างประโยคหน้างาน: “ห้อง 908 Folio ยังมียอดมินิบาร์ค้าง ฝากถามแขกก่อนปิดบิลนะ”

Master Folio กับ Split Folio

• Master Folio — บัญชีกลางที่รวมค่าใช้จ่ายของหลายห้อง มักใช้กับกรุ๊ปหรือบริษัทที่จ่ายรวม
• Split Folio — แยกบิลเป็นหลายใบ เช่น บริษัทจ่ายค่าห้อง แขกจ่ายค่าอาหารเอง

Incidentals

ค่าใช้จ่ายอื่นนอกจากค่าห้อง — มินิบาร์ ซักรีด โทรศัพท์ สปา หลายโรงแรมขอบัตรเครดิตหรือเงินมัดจำไว้ครอบคลุมค่าพวกนี้

เงินที่รับจากแขก

Deposit

เงินมัดจำ — รับไว้ก่อนหรือระหว่างการพัก แล้วนำไปหักกับยอดจริงตอนเช็คเอาท์ ส่วนที่เหลือคืนแขกตามวิธีที่โรงแรมกำหนด

Pre-authorization

การกันวงเงินในบัตรเครดิต — โรงแรมยังไม่ได้ตัดเงิน แต่ธนาคารกันวงเงินไว้ให้ แขกมักงงว่าทำไมวงเงินหาย ต้องอธิบายตั้งแต่ตอนเช็คอิน

ตัวอย่างการอธิบาย: “ทางโรงแรมขอกันวงเงินในบัตรไว้ก่อนนะคะ ยังไม่ใช่การตัดเงินค่ะ ยอดจริงจะตัดตอนเช็คเอาท์”

ระยะเวลาที่วงเงินคืนกลับมาขึ้นกับธนาคารของแขก ห้ามรับปากเป็นจำนวนวัน

รายการที่ลงในบิล

Posting

การลงรายการเข้า Folio — ค่าห้องลงทุกคืน ค่าอาหารลงเมื่อแขกเซ็นบิลเข้าห้อง ลงผิดห้องเมื่อไหร่ แขกอีกคนจะเจอค่าใช้จ่ายที่ตัวเองไม่ได้ใช้

Allowance หรือ Adjustment

การปรับลดยอดที่ลงไปแล้ว — ลงซ้ำ ลงผิด หรือโรงแรมชดเชยให้แขก ส่วนใหญ่ต้องมีหัวหน้าอนุมัติและบันทึกเหตุผล

Paid Out

เงินที่โรงแรมจ่ายออกไปแทนแขก แล้วไปเก็บรวมในบิล — เช่น ค่าของที่แขกสั่งส่งมาให้ จะใช้ได้กับรายการไหนแล้วแต่นโยบาย

หลังแขกออกไปแล้ว

City Ledger

บัญชีลูกหนี้ที่ไม่ได้เก็บเงินตอนเช็คเอาท์ — เช่น บริษัทที่มีสัญญาวางบิลทีหลัง แขกออกได้เลย ยอดถูกโอนไปให้ฝ่ายบัญชีเก็บเงินจากบริษัท

ตัวอย่างประโยคหน้างาน: “ห้องนี้บริษัทวางบิล โอนเข้า City Ledger ได้เลย แขกจ่ายแค่ Incidentals”

พลาดบ่อยของมือใหม่

• ลงรายการผิดห้อง — ทวนเลขห้องกับชื่อแขกทุกครั้งก่อน Posting
• ไม่บอกแขกเรื่อง Pre-authorization — แขกเห็นวงเงินหายแล้วโทรมาโวยทีหลัง
• ลดบิลเองโดยไม่มีอนุมัติ — ทุก Allowance ต้องผ่านคนที่มีอำนาจ
• บอกราคาห้องของแขกคนอื่น

เช็คความเข้าใจ

• ราคาเต็มก่อนส่วนลด — Rack Rate
• บริษัทจ่ายค่าห้อง แขกจ่ายค่าอาหารเอง — Split Folio
• กันวงเงินในบัตร ยังไม่ตัดจริง — Pre-authorization
• ลบค่ามินิบาร์ที่ลงซ้ำ — Allowance

คำถามที่พบบ่อย

Folio กับใบเสร็จต่างกันยังไง
Folio คือบัญชีที่บันทึกทุกรายการระหว่างพัก ส่วนใบเสร็จคือเอกสารยืนยันการรับเงิน รูปแบบเอกสารแล้วแต่ระบบของโรงแรม

ทำไมต้องรู้เรื่องเงิน ถ้าไม่ได้อยู่ฝ่ายบัญชี
พนักงานหน้า front รับเงิน ลงรายการ และปิดบิลเอง ทุกกะต้องตรวจเงินในลิ้นชักให้ตรงกับระบบ

ภาษีและค่าบริการในบิลคิดยังไง
ขึ้นกับโรงแรมและกฎหมายที่เกี่ยวข้อง ให้ดูจากระบบและถามฝ่ายบัญชีของโรงแรม ไม่อธิบายตัวเลขเอง