จัดการเวลาในกะที่ยุ่ง ทำอะไรก่อนดี
สิบเอ็ดโมงเช้า แขกเช็คเอาท์ต่อคิว โทรศัพท์ดัง วิทยุเรียกว่ามีแขกขอผ้าเช็ดตัวเพิ่ม และหัวหน้าเพิ่งส่งข้อความมาว่ามีกรุ๊ปเข้าบ่ายนี้ — ทุกอย่างด่วนหมด แต่มือมีแค่สองข้าง
ตอบสั้น ๆ: จัดการเวลาในกะที่ยุ่ง คือการรู้ว่าอะไรต้องทำก่อน ไม่ใช่ทำทุกอย่างให้เร็วขึ้น ใช้ 3 ขั้น: วางแผน 5 นาทีก่อนเริ่มกะ · จัดลำดับด้วยคำถามง่าย ๆ ว่า “แขกรออยู่ไหม” และ “ถ้าช้าจะเกิดอะไร” · จดทุกอย่างที่รับปากไว้ แล้วส่งต่อให้ครบก่อนออกกะ
ใช้ได้ทุกแผนกที่เจอแขก — หน้า front แม่บ้าน F&B ช่าง ส่วนช่วงพีคในครัวมีรายละเอียดเฉพาะ อ่านในบทความ ครัวช่วงพีค ทำยังไงไม่ให้ออร์เดอร์ค้าง
ก่อนเริ่มกะ: 5 นาทีที่ช่วยทั้งกะ
- อ่าน Log Book และฟังบรีฟ — มีเรื่องค้างจากกะก่อนไหม แขก VIP กรุ๊ปเข้า ห้องที่ต้องรีบ
- ดูภาพรวมของวัน — จำนวนแขกเข้า-ออก ช่วงเวลาที่จะยุ่งที่สุด
- เตรียมของให้พร้อม — ปากกา กระดาษ อุปกรณ์ที่ต้องใช้ วิทยุชาร์จเต็ม
- เขียนรายการงานที่รู้แน่ ๆ ลงกระดาษแผ่นเดียว พร้อมเวลาที่ต้องเสร็จ
ใช้เวลาไม่นาน แต่ช่วงพีคจะไม่ต้องหยุดคิดว่า “เมื่อกี้ต้องทำอะไรนะ”
จัดลำดับด้วย 2 คำถาม
ทุกครั้งที่มีงานใหม่เข้ามา ถามตัวเองสองข้อ
- แขกรออยู่ตรงหน้าหรือรออยู่ในสายไหม
- ถ้าทำช้า จะเกิดผลเสียอะไร — แขกพลาดเที่ยวบิน ความปลอดภัย เงิน หรือแค่ช้าไปหน่อย
| ประเภทงาน | ตัวอย่าง | ทำเมื่อไหร่ |
|---|---|---|
| ด่วนและสำคัญ | เหตุฉุกเฉิน แขกป่วย แขกจะตกเครื่อง | ทันที แจ้งหัวหน้า |
| แขกรออยู่ | คิวเช็คเอาท์ แขกโทรเข้ามา | ทำตอนนี้ |
| มีเวลากำหนด | ห้องที่ต้องพร้อมก่อนกรุ๊ปเข้า | วางเวลาไว้ ทำก่อนถึงเวลา |
| ไม่มีใครรอ | เติมสต็อก จัดเอกสาร | ช่วงที่ว่าง |
เรื่องความปลอดภัยของแขกและพนักงานมาก่อนทุกอย่างเสมอ ทำตามขั้นตอนของโรงแรม
ระหว่างกะ: เทคนิคที่ใช้ได้จริง
- จดทันทีที่รับปาก — “เดี๋ยวส่งผ้าเช็ดตัวให้นะคะ” ถ้าไม่จด อีกสิบนาทีลืม แขกจำได้
- บอกเวลาที่ทำได้จริง — “ภายใน 15 นาทีค่ะ” ดีกว่า “เดี๋ยวนี้เลยค่ะ” แล้วไปถึงช้า
- รวมงานที่ทางเดียวกัน — จะขึ้นชั้น 5 อยู่แล้ว ถือของที่ชั้น 5 ขอไปพร้อมกัน
- ทำงานเล็กที่ใช้ไม่ถึง 2 นาทีให้จบเลย — ดีกว่าจดไว้แล้วกลับมาทำทีหลัง
- งานใหญ่แบ่งเป็นช่วง — เช่น เตรียมซองคีย์การ์ดกรุ๊ปทีละ 10 ห้องในช่วงที่ว่าง
- อย่าถือมือถือส่วนตัวไว้หน้างาน — นอกจากผิดระเบียบหลายโรงแรม ยังดึงสมาธิมากที่สุด
เมื่องานล้นมือ
- บอกหัวหน้าเร็ว — บอกตั้งแต่เห็นว่าไม่ทัน ไม่ใช่ตอนพลาดไปแล้ว
- ขอให้ช่วยแบบเจาะจง — “ช่วยรับโทรศัพท์ให้ 10 นาทีได้ไหม” ได้ผลกว่า “ยุ่งมากเลย”
- บอกแขกตรง ๆ ถ้าต้องรอ — “I’ll be with you in about five minutes.” แล้วกลับมาตามเวลา
- ส่งต่องานที่ไม่ใช่หน้าที่ของเรา ให้แผนกที่รับผิดชอบ พร้อมรายละเอียดครบ
ผิด กับ ถูก
- ผิด: รับโทรศัพท์ขณะแขกตรงหน้ากำลังพูด แล้วคุยยาว
- ถูก: ขอโทษแขกตรงหน้าสั้น ๆ รับสาย ขอเบอร์หรือให้รอสักครู่ แล้วกลับมาที่แขกตรงหน้า — ทำตามมาตรฐานรับโทรศัพท์ของโรงแรม
- ผิด: ทำงานที่ชอบก่อน งานที่ไม่ชอบเก็บไว้ท้ายกะ
- ถูก: ดูเวลากำหนดก่อน งานที่มีเวลาส่งทำก่อนเสมอ
ก่อนออกกะ
- เช็ครายการ — อะไรเสร็จ อะไรค้าง
- ส่งต่อทุกเรื่องที่ค้าง ทั้งปากเปล่าและในบันทึก — อ่านวิธีเขียนในบทความ ส่งเวรหน้า front ยังไงไม่ให้งานหลุด
- จดว่าวันนี้ติดตรงไหน — พรุ่งนี้วางแผนให้ดีขึ้น
คำถามที่พบบ่อย
ทำไมยิ่งรีบยิ่งพลาด
เพราะสมองสลับงานไปมา พอสลับบ่อยก็ลืมรายละเอียด การจดและทำทีละเรื่องให้จบช่วยได้มากกว่าการรีบ
แขกสองคนต้องการพร้อมกัน ช่วยใครก่อน
ทักทั้งสองคนก่อน ให้รู้ว่าเห็นแล้ว แล้วช่วยคนที่มาก่อน เว้นแต่อีกคนมีเรื่องด่วนเรื่องความปลอดภัยหรือเวลา
หัวหน้าสั่งงานใหม่ตอนงานเก่ายังไม่เสร็จ ทำยังไง
บอกหัวหน้าว่ากำลังทำอะไรอยู่ แล้วถามว่าอยากให้ทำอะไรก่อน หัวหน้าเห็นภาพรวมมากกว่า
มือใหม่ช้ากว่าคนอื่น ผิดไหม
ไม่ผิด ความเร็วมาจากความคุ้นเคย ช่วงแรกเน้นทำให้ถูกและไม่ลืม ความเร็วจะตามมาเอง
