ศัพท์บัญชีโรงแรม City Ledger, Float, PO

“ยอด City Ledger ค้างเกินกำหนดเยอะ เดือนนี้ต้องตาม AR หนักหน่อย ส่วน Petty Cash ขอเบิกคืนวันศุกร์ แล้วอย่าลืมส่ง Daily Revenue Report ก่อนสิบโมง” — ฝ่ายบัญชีโรงแรมพูดกันแบบนี้ทุกวัน บทความนี้รวมศัพท์ฝั่งบัญชีหลังบ้าน ส่วนศัพท์เงินฝั่งแขก (Folio, Rack Rate, Deposit) อยู่ในบทความศัพท์เงินในโรงแรม และ P&L GOP อยู่ในบทความศัพท์ผู้บริหารโรงแรม

ศัพท์เรื่องลูกหนี้และเจ้าหนี้

ศัพท์	ความหมาย
AR (Accounts Receivable)	บัญชีลูกหนี้ — เงินที่คนอื่นค้างจ่ายโรงแรม
AP (Accounts Payable)	บัญชีเจ้าหนี้ — เงินที่โรงแรมค้างจ่ายคนอื่น
City Ledger	บัญชีลูกหนี้ที่ไม่ใช่แขกที่พักอยู่ เช่น บริษัทที่ขอวางบิล
Guest Ledger	ยอดค่าใช้จ่ายของแขกที่ยังพักอยู่
Credit Terms	เงื่อนไขการชำระ เช่น จ่ายภายในกี่วัน
Aging Report	รายงานลูกหนี้แยกตามระยะเวลาค้าง
Invoice	ใบแจ้งหนี้
Statement	ใบสรุปยอดค้าง

ศัพท์เรื่องเงินสดและรายได้

ศัพท์	ความหมาย
Float	เงินทอนตั้งต้นของแต่ละจุดรับเงิน
Petty Cash	เงินสดย่อยสำหรับค่าใช้จ่ายเล็กน้อย
Cash Drop	การส่งเงินจากกะเข้าคลังเงินตามขั้นตอน
Overage / Shortage	เงินเกิน / เงินขาด
Void	การยกเลิกรายการ
Daily Revenue Report	รายงานรายได้ประจำวัน
Night Audit	การปิดวันทำการตอนกลางคืน (บทความ Night Auditor)
Income Audit	การตรวจรายได้วันรุ่งขึ้น (บทความ Income Auditor)

ศัพท์เรื่องจัดซื้อและต้นทุน

ศัพท์	ความหมาย
PR (Purchase Request)	ใบขอซื้อ
PO (Purchase Order)	ใบสั่งซื้อ
GRN / Receiving Report	ใบรับของ
3-way Match	ตรวจใบสั่งซื้อ ใบรับของ และใบแจ้งหนี้ให้ตรงกัน
Requisition	ใบเบิกของจากคลัง
Food Cost / Beverage Cost	ต้นทุนอาหาร / เครื่องดื่ม
Standard Recipe	สูตรมาตรฐาน
Stock Take	การตรวจนับสต็อก
FIFO	ของเข้าก่อนจ่ายออกก่อน

ศัพท์เรื่องปิดบัญชี

ศัพท์	ความหมาย
Month-end Closing	ปิดบัญชีสิ้นเดือน
Reconciliation	กระทบยอด — เทียบตัวเลขสองแหล่งให้ตรงกัน
Accrual	ตั้งค้าง — บันทึกค่าใช้จ่ายหรือรายได้ที่เกิดแล้วแต่ยังไม่ได้จ่ายหรือรับ
Audit	การตรวจสอบบัญชี
Internal Control	การควบคุมภายใน

ตัวอย่างประโยคหน้างาน

• “ลูกค้าบริษัทนี้ Credit Terms ตามสัญญา เดือนนี้เลยกำหนดแล้ว ต้องส่ง Statement ตาม”
• “PO กับ GRN ไม่ตรงกัน รอจัดซื้อเช็กกับผู้ขายก่อนจ่าย”
• “กะดึกมี Shortage ห้องอาหาร ส่งเรื่องให้ Income Audit ดู”

เช็คความเข้าใจ

• บัญชีลูกหนี้ของบริษัทที่ขอวางบิล — City Ledger
• เงินทอนตั้งต้นของจุดรับเงิน — Float
• ใบสั่งซื้อ — PO
• ตรวจเอกสาร 3 อย่างให้ตรงกัน — 3-way Match
• เทียบตัวเลขสองแหล่งให้ตรงกัน — Reconciliation

คำถามที่พบบ่อย

พนักงานหน้างานต้องรู้ศัพท์พวกนี้ไหม
หัวหน้ากะและแคชเชียร์ควรรู้ศัพท์เงินสดและรายได้ เพราะเกี่ยวกับการปิดกะทุกวัน

ทุกโรงแรมใช้คำเหมือนกันไหม
คำหลักใช้กันทั่วไป แต่ชื่อรายงานและแบบฟอร์มแต่ละโรงแรมอาจต่างกัน