บัญชีลูกหนี้ เจ้าหนี้ในโรงแรม ทำอะไร

งานของบัญชีเจ้าหนี้ (AP)

• รับใบแจ้งหนี้จากผู้ขาย
• ตรวจ 3 อย่างให้ตรงกัน — ใบสั่งซื้อ ใบรับของ และใบแจ้งหนี้ (มักเรียกว่า 3-way match)
• ส่งอนุมัติ ตามขั้นตอนของโรงแรม
• ทำจ่าย ตามรอบ และแจ้งผู้ขาย
• ตอบคำถามผู้ขาย เรื่องสถานะการจ่าย

ทำไมต้องตรวจ 3 อย่างให้ตรงกัน

ถ้าจ่ายตามใบแจ้งหนี้อย่างเดียว อาจจ่ายของที่ไม่ได้สั่ง หรือของที่ยังไม่ได้รับ การตรวจให้ตรงกันคือการควบคุมภายในพื้นฐานที่ปกป้องทั้งโรงแรมและตัวพนักงานเอง

ผิด กับ ถูก

ผิด: ส่งใบแจ้งหนี้ให้ลูกค้าบริษัทโดยไม่มีสำเนาการเข้าพัก
ถูก: แนบเอกสารประกอบตามที่ลูกค้ากำหนด ลูกค้าตรวจง่าย จ่ายเร็ว

ผิด: ผู้ขายโทรมาเร่ง เลยจ่ายก่อนได้ใบรับของ
ถูก: แจ้งผู้ขายว่ารอเอกสารรับของครบก่อน แล้วตามแผนกที่รับของให้ส่งเอกสาร

ทักษะที่ต้องมี

• ละเอียดกับตัวเลข
• ใช้ตารางคำนวณและระบบบัญชีคล่อง
• สื่อสารสุภาพแต่ชัด — ทวงเงินโดยไม่เสียลูกค้า
• ทำตามขั้นตอนเคร่งครัด — แม้ถูกเร่ง

เส้นทาง

เจ้าหน้าที่ AR/AP → หัวหน้าบัญชี (Chief Accountant / Accounting Supervisor) → Assistant Financial Controller → Financial Controller ชื่อตำแหน่งแล้วแต่โรงแรม

คำถามที่พบบ่อย

ต้องจบบัญชีไหม
ส่วนใหญ่ต้องการผู้จบบัญชีหรือการเงิน แล้วแต่โรงแรม

ต่างจากบัญชีบริษัททั่วไปยังไง
หลักการเหมือนกัน แต่โรงแรมมีรายได้ทุกวันจากหลายแผนก และมีลูกค้าบริษัทกับเว็บจองออนไลน์จำนวนมาก

ทำงานเป็นกะไหม
ส่วนใหญ่เวลาออฟฟิศ ช่วงปิดบัญชีสิ้นเดือนอาจยุ่งกว่าปกติ