Purchasing Officer จัดซื้อของให้ทั้งโรงแรม
ครัวต้องการเนื้อวัวพรุ่งนี้เช้า แม่บ้านต้องการน้ำยาล็อตใหม่ ช่างต้องการอะไหล่แอร์ด่วน — ทุกคำขอซื้อในโรงแรมวิ่งมาที่คนเดียวกัน คือ Purchasing Officer (เจ้าหน้าที่จัดซื้อ) คนที่ทำให้ของที่ถูกต้อง มาถึงในราคาที่เหมาะสม ตรงเวลา
Purchasing Officer ทำอะไร
รับคำขอซื้อ
- รับใบขอซื้อ (Purchase Request) จากแผนก
- ตรวจว่ามีอนุมัติครบ ตามวงเงินและขั้นตอนของโรงแรม
- ถามรายละเอียดให้ชัด — สเปก ยี่ห้อ จำนวน วันที่ต้องใช้
หาผู้ขายและเปรียบเทียบราคา
- ขอใบเสนอราคา จากผู้ขายหลายราย ตามที่นโยบายกำหนด
- เทียบราคา คุณภาพ และเงื่อนไข — ไม่ใช่ถูกที่สุดเสมอไป
- ดูแลรายชื่อผู้ขายที่ผ่านการคัดเลือก
ออกใบสั่งซื้อ
- ออกใบสั่งซื้อ (Purchase Order) ส่งผู้ขาย
- ตามสถานะ — ของจะมาเมื่อไหร่ ล่าช้าไหม
- แจ้งแผนกและคลัง ว่าของจะเข้าวันไหน
หลังของมาถึง
- แก้ปัญหา ของไม่ครบ ไม่ตรงสเปก เสียหาย ร่วมกับฝ่ายรับของ
- ส่งเอกสารให้บัญชีเจ้าหนี้ เพื่อจ่ายเงิน
หลักการจัดซื้อที่ดี
- แยกหน้าที่ — คนขอซื้อ คนสั่งซื้อ คนรับของ คนจ่ายเงิน ไม่ใช่คนเดียวกัน
- มีเอกสารทุกขั้น
- ความสัมพันธ์กับผู้ขายต้องโปร่งใส — ทำตามนโยบายเรื่องของขวัญและผลประโยชน์ของโรงแรม
ผิด กับ ถูก
ผิด: แผนกโทรมาขอของด่วน เลยโทรสั่งผู้ขายเลยโดยไม่มีเอกสาร
ถูก: ทำตามขั้นตอนเร่งด่วนที่โรงแรมกำหนด และให้แผนกส่งใบขอซื้อตามหลัง
ผิด: เลือกผู้ขายที่ถูกที่สุดเสมอ
ถูก: เทียบคุณภาพ ความตรงเวลา และบริการหลังขาย ร่วมกับแผนกที่ใช้ของ
ทักษะที่ต้องมี
- ต่อรองเป็น
- ละเอียดกับเอกสารและตัวเลข
- รู้จักสินค้า — อาหาร ของใช้ อะไหล่ เรียนรู้ได้จากการทำงาน
- ประสานงาน — ทุกแผนกและผู้ขาย
- ซื่อสัตย์ — งานนี้มีเงินผ่านมือมาก
เส้นทาง
Purchasing Clerk → Purchasing Officer → Purchasing Manager หรือย้ายไปสาย Cost Control ชื่อตำแหน่งแล้วแต่โรงแรม บางเครือมีจัดซื้อกลางสำหรับหลายโรงแรม
คำถามที่พบบ่อย
ต้องจบสาขาไหน
หลายโรงแรมรับผู้จบบริหาร บัญชี โลจิสติกส์ หรือสาขาที่เกี่ยวข้อง แล้วแต่โรงแรม
จัดซื้ออยู่ใต้แผนกไหน
หลายโรงแรมอยู่ใต้ฝ่ายบัญชี บางแห่งแยกเป็นแผนกเอง
รับของขวัญจากผู้ขายได้ไหม
ทำตามนโยบายของโรงแรม ส่วนใหญ่มีข้อห้ามหรือต้องรายงาน ถามหัวหน้าตั้งแต่วันแรก
