ศัพท์งานจัดเลี้ยง BEO, Theater, Coffee Break

งานจัดเลี้ยงมีภาษาของตัวเอง — “BEO งานพรุ่งนี้เปลี่ยน Setup จาก Classroom เป็น Theater, Guarantee 150, Coffee Break สองรอบ” ถ้าฟังไม่ออก จัดห้องผิดทั้งห้อง และแก้ไม่ทันก่อนแขกมา

เอกสารและตัวเลข

BEO (Banquet Event Order)

ใบสั่งงานจัดเลี้ยง — เอกสารที่สรุปทุกอย่างที่ลูกค้าตกลงกับโรงแรม ทุกแผนกที่เกี่ยวข้องได้รับสำเนา บางโรงแรมเรียก Function Sheet

ใน BEO มักมี

• ชื่องาน ผู้ติดต่อ วันเวลา ห้อง
• จำนวนแขก
• รูปแบบการจัดห้อง
• เมนู เครื่องดื่ม และเวลาเสิร์ฟ
• อุปกรณ์ เช่น ไมค์ โปรเจกเตอร์ เวที
• คำขอพิเศษ เช่น อาหารสำหรับแขกที่แพ้อาหาร

BEO คือคำสั่งงาน — ทำตามทุกบรรทัด ถ้าหน้างานไม่ตรงกับ BEO แจ้งหัวหน้าทันที

Guaranteed Number (Guarantee)

จำนวนแขกที่ลูกค้ายืนยันว่าจะจ่าย แม้แขกมาไม่ครบ — ลูกค้าต้องยืนยันล่วงหน้าตามเวลาที่ระบุในสัญญา ครัวใช้ตัวเลขนี้เตรียมอาหาร

Expected / Actual

จำนวนที่คาดไว้ กับ จำนวนที่มาจริง — หลังงานต้องนับและบันทึกจำนวนจริง ใช้คิดเงินและวางแผนงานต่อไป

รูปแบบการจัดห้อง (Setup)

ชื่อ	หน้าตา	ใช้กับ
Theater	เก้าอี้เรียงแถวหันหน้าเวที ไม่มีโต๊ะ	ประชุมใหญ่ ฟังบรรยาย
Classroom	โต๊ะยาวกับเก้าอี้เรียงแถวหันหน้าเวที	อบรม สัมมนาที่ต้องจด
U-Shape	โต๊ะต่อกันเป็นรูปตัว U	ประชุมกลุ่มเล็ก มีผู้นำการประชุม
Boardroom	โต๊ะยาวตัวเดียว นั่งล้อมรอบ	ประชุมผู้บริหาร
Banquet / Round	โต๊ะกลมกระจายทั่วห้อง	งานแต่ง งานเลี้ยงอาหาร
Cocktail / Reception	โต๊ะสูงไม่มีเก้าอี้ หรือมีน้อย	งานเลี้ยงยืน

ชื่อและรายละเอียดบางแบบต่างกันตามโรงแรม ดูแผนผังที่แนบกับ BEO เสมอ

รูปแบบการเสิร์ฟ

Plated Service

เสิร์ฟเป็นจาน จัดจานจากครัว ทุกคนได้พร้อมกัน

Buffet

แขกตักเอง จากจุดอาหาร

Family Style

อาหารวางกลางโต๊ะ แขกแบ่งกันทาน

Cocktail / Canapé

อาหารคำเล็ก เดินเสิร์ฟให้แขกที่ยืน

ช่วงเวลาในงาน

Coffee Break

ช่วงพักดื่มกาแฟ ระหว่างประชุม — ต้องพร้อมก่อนเวลาพักเล็กน้อย แขกออกมาพร้อมกันทั้งห้อง

Registration

จุดลงทะเบียน หน้าห้อง บางงานโรงแรมจัดโต๊ะให้ ผู้จัดงานดูแลเอง

Breakdown / Teardown

เก็บห้องหลังงาน — คืนอุปกรณ์ เตรียมห้องสำหรับงานต่อไป

Turnover

เปลี่ยนรูปแบบห้องระหว่างงาน เช่น ช่วงเช้าเป็นสัมมนา ช่วงเย็นเป็นงานเลี้ยง

ตัวอย่างประโยคหน้างาน

• “BEO งานห้อง A อัปเดตแล้ว Guarantee เพิ่มเป็น 180 นะ ครัวรับทราบแล้ว”
• “Coffee Break รอบบ่ายสามโมง ต้องพร้อมก่อนสิบนาที”
• “งานเย็นนี้ Turnover จาก Classroom เป็น Banquet มีเวลาสองชั่วโมง”

เช็คความเข้าใจ

• ใบสั่งงานจัดเลี้ยง — BEO
• จำนวนแขกที่ลูกค้ายืนยันจ่าย — Guaranteed Number
• เก้าอี้เรียงหันหน้าเวที ไม่มีโต๊ะ — Theater
• โต๊ะกลมสำหรับงานแต่ง — Banquet / Round
• เปลี่ยนรูปแบบห้องระหว่างงาน — Turnover

คำถามที่พบบ่อย

ถ้า BEO กับที่หัวหน้าสั่งไม่ตรงกัน ทำยังไง
ถามหัวหน้าทันที บางครั้งมี BEO ฉบับแก้ไขที่ยังไม่ถึงมือ

ใครเป็นคนเขียน BEO
โดยทั่วไปฝ่ายขายจัดเลี้ยงเป็นคนเขียนจากที่ตกลงกับลูกค้า แล้วส่งให้ทุกแผนก แล้วแต่โรงแรม

Guarantee ต้องยืนยันล่วงหน้ากี่วัน
แล้วแต่สัญญาของแต่ละงานและนโยบายของโรงแรม