ฝึกงานบัญชีโรงแรม ได้ทำอะไรบ้าง
ห้องบัญชีอยู่ชั้นใต้ดินของโรงแรม ไม่มีหน้าต่าง มีแต่เสียงคีย์บอร์ดกับเครื่องคิดเลข บนโต๊ะน้องมีกองใบเสร็จจากห้องอาหารเมื่อวาน พี่บอกว่า “เช็คยอดในใบเสร็จกับรายงานในระบบให้ตรงกันทุกใบ ไม่ตรงให้แปะโพสต์อิทไว้” — นี่คืองานแรกของการฝึกงานบัญชีโรงแรม
ตอบสั้น ๆ: ฝึกงานบัญชีโรงแรมคือฝึกในฝ่ายการเงินและบัญชี ช่วยตรวจรายได้ประจำวันจากห้องพัก ห้องอาหาร และแผนกอื่น จัดเอกสาร บันทึกข้อมูล ช่วยงานลูกหนี้ เจ้าหนี้ และงานรับของเข้าคลัง ต่างจากบัญชีบริษัททั่วไปตรงที่โรงแรมมีรายได้เข้ามาทุกวันจากหลายจุด
บัญชีโรงแรมแบ่งเป็นส่วนไหนบ้าง
- Income Audit — ตรวจรายได้ของเมื่อวานทุกจุด
- ลูกหนี้ (AR) — ตามเก็บเงินจากบริษัทหรือเอเจนซี่ที่ใช้บริการแบบวางบิล
- เจ้าหนี้ (AP) — จ่ายเงินซัพพลายเออร์
- General Cashier — ดูแลเงินสดของโรงแรม
- Cost Control — ดูต้นทุนอาหารและเครื่องดื่ม
- รับของและคลังสินค้า — บางโรงแรมขึ้นกับฝ่ายบัญชี
เด็กฝึกมักได้หมุนหลายส่วน อ่านศัพท์ที่ใช้ได้ในบทความศัพท์บัญชีโรงแรม
ฝึกไล่ไปทีละช่วง (ตัวอย่าง)
ช่วงแรก: ตรวจและจัดเอกสาร
- ตรวจใบเสร็จกับรายงานในระบบ
- เรียงและเก็บเอกสารตามวันที่
- เรียนระบบบัญชีที่โรงแรมใช้
ช่วงกลาง: ช่วยแต่ละส่วน
- ช่วยงาน Income Audit — เช็ครายได้แต่ละแผนก
- ช่วยงานลูกหนี้ — เตรียมใบแจ้งหนี้ ตามเอกสาร
- ช่วยงานเจ้าหนี้ — ตรวจใบแจ้งหนี้จากซัพพลายเออร์กับใบสั่งซื้อ
- ช่วยรับของเข้าคลัง — นับ ชั่ง เช็คกับใบสั่งซื้อ (อ่านเพิ่มในบทความรับของเข้าโรงแรม ตรวจยังไงไม่ให้หลุด)
ช่วงท้าย: ทำงานบางส่วนเอง
- ทำรายงานประจำวันบางฉบับ
- ช่วยเตรียมข้อมูลปิดบัญชีสิ้นเดือน
- ช่วยนับสต็อกสิ้นเดือน
งานที่เด็กฝึกมักยังไม่ได้ทำ
- จับเงินสดคนเดียว
- อนุมัติการจ่ายเงิน
- แก้ไขรายการในระบบที่ปิดแล้ว
- ดูข้อมูลเงินเดือนพนักงาน
ฝึกแล้วได้อะไรกลับไป
- ความละเอียดกับตัวเลข — ผิดหนึ่งหลักต้องหาจนเจอ
- เข้าใจรายได้ของโรงแรม — มาจากห้องพัก อาหาร สปา จัดเลี้ยง
- Excel — ทักษะที่ใช้ทุกวัน
- เห็นภาพธุรกิจโรงแรมจากตัวเลข — ใช้ได้ถ้าอยากเป็นผู้บริหารในอนาคต
หน้าที่ของตำแหน่งบัญชีในโรงแรม อ่านต่อในบทความบัญชีลูกหนี้ เจ้าหนี้ในโรงแรม ทำอะไร
เหมาะกับใคร
- ชอบตัวเลข และงานที่ถูกหรือผิดชัดเจน
- ละเอียด อดทน ทำงานซ้ำได้
- ซื่อสัตย์ — ทำงานกับเงินและข้อมูลการเงิน
- ชอบทำงานเงียบ ๆ ไม่ต้องเจอแขก
ข้อผิดพลาดที่เด็กฝึกเจอบ่อย
- แก้ตัวเลขให้ยอดตรงโดยไม่หาสาเหตุ — ยอดไม่ตรงต้องรายงานพี่
- เก็บเอกสารผิดที่ — เดือนหน้าหาไม่เจอ
- ไม่เซฟไฟล์ หรือเซฟทับไฟล์ของพี่
- คุยเรื่องตัวเลขของโรงแรมนอกที่ทำงาน
คำถามที่พบบ่อย
นักศึกษาการโรงแรมฝึกบัญชีได้ไหม
บางโรงแรมรับ แต่ส่วนใหญ่ต้องการนักศึกษาบัญชีหรือการเงิน
ต้องเก่ง Excel แค่ไหน
รู้สูตรพื้นฐาน เช่น SUM, VLOOKUP, ตัวกรองข้อมูล จะช่วยได้มาก
ฝึกบัญชีโรงแรมต้องเข้ากะไหม
ส่วนใหญ่เวลาสำนักงาน ยกเว้นงานที่ต้องตรวจรายได้กลางคืน
ฝึกแล้วไปทางไหนต่อ
Income Auditor, บัญชีลูกหนี้ เจ้าหนี้, Cost Controller ไปจนถึง Financial Controller
