เขียนรายงานฝึกงานโรงแรมยังไงให้ไม่ว่างเปล่า
ฝึกงานจบแล้ว กลับมามหาวิทยาลัยพร้อมความทรงจำสี่เดือน แต่อาจารย์บอกว่า “ส่งเล่มรายงานภายในสองสัปดาห์” — เปิดไฟล์เปล่าแล้วนั่งนิ่ง ไม่รู้จะเริ่มเขียนจากตรงไหน
ตอบสั้น ๆ: รายงานฝึกงานโรงแรมส่วนใหญ่มีโครง 3 ส่วน: บทนำ (ข้อมูลโรงแรมและวัตถุประสงค์) · การฝึกงาน (แผนก หน้าที่ งานที่ทำ) · บทสรุป (สิ่งที่ได้เรียน ปัญหา ข้อเสนอแนะ) เขียนง่ายที่สุดถ้าจดบันทึกทุกวันระหว่างฝึก รูปแบบและหัวข้อละเอียดให้ยึดคู่มือของสถาบันเป็นหลัก
โครงรายงานที่พบบ่อย
ตัวอย่างนี้สรุปจากคู่มือรายงานฝึกงานของหลายสถาบัน — ของจริงให้ใช้ตามคู่มือของสถาบันน้อง
ส่วนต้น
- ปก · คำนำ · กิตติกรรมประกาศ (ขอบคุณ) · สารบัญ
บทที่ 1 บทนำ
- วัตถุประสงค์ของการฝึกงาน — อยากได้อะไรจากการฝึก
- ระยะเวลาและสถานที่ฝึก
- ข้อมูลโรงแรม — ประวัติ ประเภท จำนวนห้อง สิ่งอำนวยความสะดวก (ใช้ข้อมูลที่เปิดเผยได้)
- โครงสร้างองค์กร — แผนกต่าง ๆ ใครรายงานใคร
บทที่ 2 การฝึกงาน
- แผนกที่ฝึก — หน้าที่ของแผนก ทีมมีใครบ้าง
- งานที่ได้รับมอบหมาย — ทำอะไรบ้าง ไล่ตามช่วงเวลา
- ขั้นตอนการทำงานที่ได้เรียน — เช่น ขั้นตอนเช็คอิน ขั้นตอนทำห้อง
- เครื่องมือหรือระบบที่ได้ใช้
บทที่ 3 สรุป
- สิ่งที่ได้เรียนรู้ — ทักษะงาน ภาษา การทำงานกับคน
- ปัญหาและอุปสรรค และวิธีที่แก้
- ข้อเสนอแนะ — ต่อโรงแรม ต่อสถาบัน ต่อรุ่นน้อง
ภาคผนวก
- รูปภาพ (ที่ได้รับอนุญาต) · ตัวอย่างเอกสาร (ที่ไม่เป็นความลับ) · บันทึกประจำวัน
เขียนให้ไม่ว่างเปล่า
จดระหว่างฝึก
วิธีที่ช่วยมากที่สุด — จดทุกวันสั้น ๆ ว่าวันนี้ทำอะไร เรียนอะไร เจอปัญหาอะไร (หน้าเคล็ดลับฝึกงานโรงแรมเรียกว่า Internship Journal) ตอนเขียนรายงานแค่เรียบเรียง
เขียนจากงานจริง ไม่ใช่ลอกตำรา
| แบบทั่วไป | แบบที่อาจารย์อยากอ่าน |
|---|---|
| “แผนกต้อนรับมีหน้าที่ต้อนรับแขก” | “ช่วงแรกได้ยืนดูพี่เช็คอิน จากนั้นได้เช็คอินแขกเองภายใต้การดูแล เรียนรู้ขั้นตอนตรวจเอกสารและอธิบายสิ่งอำนวยความสะดวก” |
| “ได้เรียนรู้การทำงานเป็นทีม” | “ช่วงที่มีกรุ๊ปเช็คอินพร้อมกัน ได้เห็นว่าทีมแบ่งงานกันยังไง ใครเตรียมคีย์การ์ด ใครดูแลกระเป๋า” |
ปัญหาและข้อเสนอแนะ เขียนอย่างสร้างสรรค์
- บอกปัญหาตามจริง แต่ไม่ต่อว่าใคร
- บอกว่าแก้ยังไง หรือเรียนรู้อะไรจากปัญหา
- ข้อเสนอแนะต้องทำได้จริง
ตัวอย่าง: “ช่วงแรกฟังศัพท์ในวิทยุสื่อสารไม่ทัน จึงจดคำที่ได้ยินแล้วถามพี่ตอนพัก ข้อเสนอแนะคือ ถ้ามีรายการศัพท์ให้เด็กฝึกอ่านก่อนเริ่มงานจะช่วยได้มาก”
เรื่องที่ต้องระวัง
- ข้อมูลความลับของโรงแรม — ห้ามใส่ราคาภายใน รายได้ ข้อมูลแขก ข้อมูลพนักงาน
- รูปถ่าย — ขออนุญาตโรงแรมก่อน ห้ามมีหน้าแขก
- เอกสารภายใน — ถ้าจะใส่ตัวอย่าง ปิดข้อมูลที่ระบุตัวคนได้
- ลอกรายงานรุ่นพี่ — อาจารย์อ่านออก และผิดกติกาสถาบัน
ไม่แน่ใจว่าใส่อะไรได้ ถามพี่เลี้ยงหรือ HR ก่อนส่ง
ไทม์ไลน์ที่แนะนำ
- ระหว่างฝึก — จดบันทึกทุกวัน เก็บรูปที่ได้รับอนุญาต
- สัปดาห์สุดท้ายของการฝึก — ขอข้อมูลโรงแรมที่ใส่ได้ ถามพี่เรื่องโครงสร้างแผนก
- สัปดาห์แรกหลังจบ — เขียนร่างทุกบท
- สัปดาห์ที่สอง — แก้ ตรวจคำผิด จัดรูปเล่มตามคู่มือ
คำถามที่พบบ่อย
รายงานต้องยาวกี่หน้า
ตามคู่มือของสถาบัน
ใส่ชื่อโรงแรมได้ไหม
ส่วนใหญ่ใส่ได้ เพราะเป็นรายงานส่งสถาบัน แต่ข้อมูลภายในต้องระวัง
เขียนเป็นภาษาอังกฤษได้ไหม
แล้วแต่สถาบันกำหนด
รายงานต่างจากการนำเสนอยังไง
รายงานเขียนละเอียด การนำเสนอเลือกเรื่องเด่น — อ่านต่อในบทความนำเสนอจบฝึกงาน
