ฝึกงาน Reservation โรงแรม ได้ทำอะไรบ้าง
ห้องทำงานเงียบ ๆ ด้านหลังหน้า front มีโต๊ะเรียงกันสามสี่ตัว หน้าจอทุกจอเปิดระบบจอง อีเมลเด้งเข้ามาไม่หยุด โทรศัพท์ดังเป็นระยะ พี่ Reservation หันมาบอกว่า “วันนี้ลองอ่านอีเมลขอจองห้องดูก่อนนะ แล้วบอกพี่ว่าแขกต้องการอะไรบ้าง” — นี่คือวันแรกของการฝึกงานแผนกสำรองห้องพัก
ตอบสั้น ๆ: ฝึกงาน Reservation คือฝึกในแผนกสำรองห้องพัก ทำงานหลังบ้าน ไม่ได้ยืนต้อนรับแขก งานหลักคืออ่านและตอบอีเมลขอจอง รับโทรศัพท์จองห้อง บันทึกการจองในระบบ และเช็คข้อมูลการจองให้ถูกต้อง เหมาะกับคนละเอียด ชอบงานเอกสารและระบบ ได้ฝึกภาษาอังกฤษแบบเขียนมากกว่าพูด
ฝึกงาน Reservation ต่างจากหน้า front ยังไง
| ฝึก Reservation | ฝึกหน้า front | |
|---|---|---|
| เจอแขก | ทางอีเมล โทรศัพท์ แชท | ตัวต่อตัว |
| ท่าทำงาน | นั่งหน้าคอม | ยืนเกือบทั้งกะ |
| ภาษาอังกฤษ | เขียนอีเมลเยอะ | พูดเยอะ |
| เวลางาน | ส่วนใหญ่เวลาสำนักงาน | เป็นกะ |
| จังหวะงาน | ต่อเนื่อง ไม่ค่อยวุ่นทีเดียว | มีช่วงคนเยอะมาก |
เวลางานและรูปแบบงานแล้วแต่โรงแรม บางโรงแรมรวม Reservation ไว้กับหน้า front เลย
ฝึกไล่ไปทีละช่วง (ตัวอย่าง)
ช่วงแรก: อ่านให้เป็น
- อ่านอีเมลขอจอง แล้วสรุปให้พี่ฟังว่าแขกต้องการกี่ห้อง ห้องแบบไหน วันไหน กี่คน
- เรียนประเภทห้องและราคา — ห้องแต่ละแบบต่างกันยังไง ราคาแต่ละช่วงเป็นยังไง
- ดูพี่บันทึกการจองในระบบ — ช่องไหนต้องกรอกอะไร
- เรียนศัพท์การจอง เช่น Guaranteed, No-show, Cut-off Date (อ่านเพิ่มในบทความศัพท์การจองโรงแรม)
ช่วงกลาง: ลองทำ พี่ตรวจ
- ร่างอีเมลตอบแขก ให้พี่ตรวจก่อนส่ง
- บันทึกการจองในระบบ พี่เช็คซ้ำ
- เช็คการจองที่เข้ามาจากเว็บจอง ว่าข้อมูลครบไหม
- รับโทรศัพท์ถามราคาเบื้องต้น
ช่วงท้าย: รับผิดชอบงานบางส่วน
- ดูแลอีเมลกลุ่มหนึ่งเอง เช่น อีเมลยืนยันการจอง
- เช็ครายชื่อแขกที่จะเข้าพรุ่งนี้ว่าคำขอพิเศษครบไหม แล้วส่งต่อให้หน้า front
- บางโรงแรมให้ช่วยดูข้อมูลบนเว็บจอง เช่น รูปห้องและคำอธิบาย
งานที่เด็กฝึกมักยังไม่ได้ทำ
- ตั้งราคาหรือให้ส่วนลด — เป็นงานของหัวหน้าหรือฝ่าย Revenue
- ทำสัญญากรุ๊ปหรือบริษัท — ส่วนใหญ่เป็นงานของฝ่ายขาย
- ยกเลิกการจองที่มีค่าปรับ — ต้องให้พี่ดูแล
- เรื่องเงินมัดจำและบัตรเครดิต — ข้อมูลบัตรเป็นข้อมูลอ่อนไหว หลายโรงแรมไม่ให้เด็กฝึกจัดการ
ฝึกแล้วได้อะไรกลับไป
- เขียนอีเมลภาษาอังกฤษแบบมืออาชีพ — ทักษะที่ใช้ได้ทุกตำแหน่ง
- ความละเอียด — วันที่ผิดหนึ่งวัน แขกมาแล้วไม่มีห้อง
- เข้าใจว่าโรงแรมขายห้องยังไง — ราคาขึ้นลงตามช่วงเวลา ขายผ่านช่องทางไหนบ้าง
- ระบบจองและ PMS
หน้าที่ของ Reservation Agent ตัวจริง อ่านต่อในบทความ Reservation Agent รับจองห้องยังไงให้ครบ
เหมาะกับใคร
- ละเอียด ชอบเช็คซ้ำ
- ชอบเขียนมากกว่าพูด หรืออยากฝึกเขียนภาษาอังกฤษ
- ชอบงานหน้าคอม นั่งทำงานต่อเนื่องได้
- สนใจสายขายหรือ Revenue ในอนาคต — Reservation เป็นทางเข้าที่ดี
ข้อผิดพลาดที่เด็กฝึกเจอบ่อย
- ไม่ทวนวันที่ — แขกเขียน 5/10 อาจหมายถึง 5 ตุลาคม หรือ 10 พฤษภาคม ถามให้ชัดก่อนเสมอ
- ลอกอีเมลเก่ามาตอบโดยไม่แก้ชื่อ — ส่งไปพร้อมชื่อแขกคนก่อน
- ไม่ใส่คำขอพิเศษในระบบ — แขกขอห้องชั้นสูง แต่หน้า front ไม่รู้
- ส่งอีเมลโดยไม่ให้พี่ตรวจ ในช่วงแรก
คำถามที่พบบ่อย
ฝึก Reservation ได้เจอแขกไหม
ส่วนใหญ่ไม่เจอตัวต่อตัว แต่คุยผ่านโทรศัพท์และอีเมลทุกวัน
ต้องพิมพ์เร็วไหม
ช่วยได้มาก แต่สำคัญกว่าคือพิมพ์ถูก
ฝึก Reservation แล้วไปทำหน้า front ได้ไหม
ได้ และได้เปรียบด้วย เพราะเข้าใจการจองดีกว่าคนอื่น
ภาษาอังกฤษต้องเก่งแค่ไหน
อ่านอีเมลแขกให้เข้าใจและเขียนตอบประโยคง่าย ๆ ได้ก็เริ่มฝึกได้ พี่จะช่วยตรวจในช่วงแรก
